De nombreuses personnes s’adonnent à gérer en même temps des tâches et des priorités d’égale importance, ce qui n’est pas toujours facile. Il est loyal d’accomplir ces tâches mais la première question que l’on doit se poser est de savoir si tout est vraiment important ou non. Vous trouverez dans cet article 13 conseils pour vous aider à bien gérer vos priorités.
1. Faites vous une liste
D’entrée de jeu, il est impossible de hiérarchiser vos tâches si elles nagent toutes dans votre tête. Commencez plutôt par tout noter sur une liste. Marquez vos priorités sur une liste principale, puis répartissez-les en objectifs mensuels, hebdomadaires et quotidiens. Considérez cela comme un soulagement de votre cerveau.
Il est toujours mieux de consigner les choses qui vous taraudent l’esprit dans un document, ainsi vous ne perdrez pas le fil des idées. L’outil que vous utilisez pour stocker ces tâches n’a pas d’importance. Que ce soit une feuille de papier ou un fichier électronique, l’important est qu’il soit accessible et facilement mis à jour lorsque de nouvelles priorités apparaissent.
2. Hiérarchisez les tâches
Une fois que vous aurez créé votre liste principale, vous remarquerez rapidement que les différentes tâches méritent des niveaux d’attention différents. Vous en aurez certaines qui devront être effectuées aujourd’hui. Vous avez aussi des projets sur lesquels vous devez travailler cette semaine ou ce mois-ci, sans compter les objectifs à long terme.
À partir de votre listing principal, commencez à hiérarchiser les tâches en fonction des objectifs mensuels, hebdomadaires et quotidiens. Vous verrez alors que votre énumération mensuelle s’inspire de votre liste principale. Votre liste hebdomadaire s’inspire de votre liste mensuelle et ainsi de suite.
De cette façon, vos priorités quotidiennes sont toujours alignées sur vos plus grands objectifs. Lorsque vos tâches quotidiennes sont tirées d’une liste plus importante, vous pouvez vous assurer que vous travaillez toujours sur des choses importantes et non pas seulement celles qui sont urgentes.
3. Mettez en place le principe de Pareto
De plus, apprenez à séparer l’urgent de l’important avec le principe de Pareto. Avec votre liste principale vous savez déjà comment classer toutes vos tâches par ordre de priorité. Mais cela peut encore se compliquer lorsqu’il s’agit de décider ce qui doit être fait maintenant ou plus tard.
Il existe quelques techniques de hiérarchisation pour séparer les tâches urgentes des tâches importantes. Le principe de Pareto ou la règle des 80/20 stipule que 20 % de vos efforts ont tendance à produire 80 % de vos résultats. Recherchez donc les tâches qui ne se contentent pas d’être cochées, mais qui vous apportent de vrais résultats. Pour plus de détail sur ce principe, vous pouvez consulter cet article de blog qui explique ce qu’est la loi de Pareto
4. Mettez en place la matrice d’Eisenhower
Le Principe de Pareto repose sur l’expérience. Mais que faire si vous occupez un nouvel emploi ou si vous ne savez tout simplement pas quelles tâches doivent être prioritaires ? Dans ce cas, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower.
Cette matrice vous apprend à gérer vos priorités en séparant l’urgent de l’important. Développée par l’ancien président américain Dwight Eisenhower, elle est un simple quadrant qui vous aide à séparer les tâches urgentes des tâches importantes.
En termes simples, les tâches urgentes sont des choses auxquelles vous avez l’impression de devoir réagir immédiatement, comme les courriels, les appels téléphoniques ou les nouvelles. Tandis que les tâches importantes sont celles qui contribuent à vos objectifs sur le long terme. Pour déterminer la meilleure façon de classer les tâches par ordre de priorité, demandez-vous dans quel quadrant elles s’inscrivent le mieux.
Les taches urgentes et importantes doivent être faites le plus rapidement possible. Celles qui sont importantes mais pas urgentes doivent être planifiées, c’est à vous de décider quand les faire. S’il existe dans votre agenda des taches urgentes, mais non importantes, il serait préférable de les déléguer à quelqu’un d’autre. Cependant, effacez de votre agenda les taches qui ne sont ni importantes ni urgentes. Vous pouvez consulter cet article pour plus de détail sur le principe d’Eisenhower
5. Déléguez
L’une des nécessités les plus difficiles ici est de retirer de votre liste de priorités celles qui sont urgentes mais non importantes. Car il faut encore savoir à qui déléguer. Pour déléguer, il faut trouver la bonne personne et lui expliquer correctement l’action à accomplir. Pour ce faire, vous devez prévoir un temps de formation supérieur à celui que prend normalement la tâche.
Par exemple, si vous avez une tâche qui prend 5 minutes à accomplir, vous devriez prévoir 150 minutes pour déléguer et former un nouveau collaborateur. Cela peut sembler beaucoup de temps, mais sur une année, vous finirez par économiser plus de temps par an.
6. Mettez en place la méthode « Ivy lee »
Classez vos tâches selon leur véritable priorité grâce à la méthode dite « Ivy Lee ». Parfois, malgré tous nos efforts, nous nous retrouvons avec une longue liste de tâches urgentes et importantes à accomplir. Dans ce cas, nous devons les examiner plus en profondeur pour déterminer leur véritable importance.
Le consultant en productivité nommé Ivy Lee a mis au point une méthode efficace pour y parvenir. La méthode dite « Ivy Lee » vous oblige à établir des priorités dans votre journée en suivant un ensemble de règles simples.
À la fin de chaque journée de travail, vous devez noter les six tâches les plus importantes que vous devez accomplir le lendemain. Classez-les ensuite par ordre de priorité en fonction de leur importance réelle. Lorsque vous arriverez le jour suivant, concentrez-vous uniquement sur la première tâche. Travaillez jusqu’à ce que la première tâche soit terminée avant de passer à la suivante.
Abordez le reste de votre liste de la même manière. À la fin de la journée, déplacez les éléments non terminés vers une nouvelle liste de six tâches pour le jour suivant. Répétez ce processus chaque jour ouvrable. En vous limitant à six tâches (ou moins) par jour, vous créez une contrainte qui vous oblige à établir correctement vos priorités. Vous êtes ainsi contraint(te) à rester concentré(e) sur votre travail en ne faisant qu’une chose à la fois.
7. Attention à l’effet des coûts irrécupérables
En outre, soyez suffisamment souple pour changer d’avis et abandonner certaines priorités. En vous exerçant à la priorisation, il est important d’être assez flexible. Personne ne sait ce que l’avenir nous réserve. Et en fin de compte, la priorisation et la planification ne sont que des hypothèses.
Il peut arriver que vous donniez priorité à une tâche, mais que les attentes ou les résultats attendus changent. À ce stade, il est difficile de ne pas être déçu. Mais attention à l’Effet des coûts irrécupérables. Les êtres humains y sont particulièrement sensibles. Il s’agit d’un effet psychologique qui nous pousse à continuer à faire quelque chose simplement parce que nous y avons déjà consacré du temps et des efforts.
Mais la réalité est que, quoique vous fassiez, vous ne pourrez jamais récupérer ce temps. Qui plus est, tout le temps passé à continuer à travailler sur une mauvaise priorité n’est que du temps perdu. Il est parfois mieux de changer de bateau, plutôt que d’essayer de réparer une fuite.
8. Etablissez une réévaluation périodique
Votre efficacité ne servira à rien si vous vous trompez d’objectif. C’est pourquoi il est bon de réévaluer périodiquement vos objectifs et priorités à long terme. Cela vous permet de vous assurer que vous êtes toujours sur la bonne voie. La stratégie à deux listes de Warren Buffet est une méthode efficace pour y parvenir.
La première étape consiste à écrire vos 25 principaux objectifs. Il peut s’agir d’objectifs de vie, de carrière, d’éducation ou de tout autre objectif auquel vous souhaitez consacrer votre temps. Ensuite, entourez les cinq premiers objectifs de cette liste.
Tous les objectifs non-encerclés vont sur la liste à « éviter à tout prix ». Vous devez activement les éviter car il s’agit des tâches qui sont apparemment suffisamment importantes pour mériter votre attention, mais qui, en réalité, ne vous font pas avancer vers vos priorités à long terme.
9. Etablissez des deadlines
Une autre façon de bien gérer vos priorités est de travailler à rebours. Le temps est généralement la variable que la plupart des gens ne peuvent pas changer. Les délais sont les délais, et souvent ce n’est pas vous qui les fixez. C’est pourquoi il est essentiel de travailler à rebours des dates limites.
Notez sur une liste la date à laquelle chaque projet ou tâche que vous avez à accomplir doit être terminé. Puis, travaillez à rebours en tenant compte de chaque tâche spécifique et du temps qu’il faut pour la réaliser.
Cette liste, en elle-même, est un bon indicateur de vos priorités. Elle vous permet de vous rappeler sans cesse les taches sur lesquelles vous devriez travailler maintenant et celle que vous devez faire ensuite. Elle vous permet également de déterminer si vous devez demander de l’aide ou non, surtout si vous avez des tâches qui auraient dû commencer il y a une semaine.
10. Demandez de l’aide
Demandez ou achetez de l’aide lorsqu’il y en a besoin. N’ayez pas peur de dépenser de l’argent pour vous payer un coup de main. Qu’il s’agisse de personnes que vous pouvez engager ou des services que vous pouvez louer pour finir une tache, faites-le. Autrement dit, si vous pouvez finir plus vite lorsque quelqu’un d’autre accomplit une certaine tâche à votre place, n’hésitez surtout pas.
Cela peut valoir la peine de dépenser de l’argent ou de faire appel à des amis pour vous aider à finir de rénover la cuisine ou le jardin avant que vous n’épuisiez vos jours de vacances. Il sera de votre avantage d’appeler quelqu’un pour installer votre nouvelle machine à laver. Vous n’aurez donc pas à prendre congé pour le faire.
Cependant, si vos tâches doivent être accomplies avant une certaine heure et que vous ne pouvez pas obtenir d’aide, n’ayez pas peur de faire des compromis. Commencez à conclure des accords avec les personnes qui vous attendent. Faites-leur savoir ce que vous pouvez livrer à une date donnée, puis expliquez-leur ce que vous pourrez leur donner plus tard.
C’est important, car cela montre que vous n’essayez pas d’éviter le travail que vous devez faire. Vous essayez plutôt de leur donner quelque chose maintenant qu’ils peuvent déjà utiliser. Pendant ce temps, vous continuez à travailler en arrière-plan pour leur obtenir tout le reste du travail. Ne pensez donc plus à vos tâches en termes de « tout ou rien ». Ayez la flexibilité de dire « Je te donne ça demain si tu me donnes une semaine pour te donner le reste ».
11. Fixez-vous des délais réalistes
Maintenant que vous savez comment gérer vos priorités, il est toujours important d’être productif et efficace. Pour ce faire, fixez des délais réalistes. Lorsque vous travaillez sur un projet avec un délai fixé par votre patron, fixez votre propre délai avant celui que votre patron vous a donné. Toutefois, fixez des délais réalistes !
N’essayez pas de vous précipiter pour finir plus tôt. Prenez les choses étape par étape et ne vous exposez pas à l’échec. Cela s’applique également à votre travail quotidien. Ne vous surchargez pas. Si vous vous forcez à terminer quelque chose trop vite, vous pourriez subir ensuite les conséquences d’un travail de mauvaise qualité.
12. Faites des pauses
Pour être efficace dans la gestion de vos priorités, faites des pauses pendant votre travail. Travailler toute la journée sans faire de pause n’est pas très agréable. Si vous êtes déjà fatigué, faites un petit break. Il n’y a rien de mal à s’apaiser l’esprit 10 à 15 minutes. Buvez du café quand vous en avez besoin. Étirez-vous un peu lorsque vous vous sentez engourdi(e). Prenez une petite pause après chaque heure de travail. Pensez à vous détendre quand vous faites une coupure. Il existe de nombreuses techniques faciles à mettre en œuvre pour vous détendre
13. Bannissez les distractions
Éliminez les distractions. Beaucoup de choses peuvent vous distraire de votre travail. Il s’agit notamment de votre smartphone, les réseaux sociaux, et bien d’autres encore. Comment terminer votre travail si vous passez tout votre temps sur ces choses ?
Ne vérifiez pas votre boîte de réception à chaque minute. Vous pouvez le faire pendant vos pauses ou pendant les heures creuses de votre journée. Une fois que vous aurez appris à prêter moins d’attention à ces choses, il vous sera beaucoup plus facile de faire votre travail.
Pour être productif, vous devez savoir gérer votre temps. Il n’est pas facile d’établir des priorités, mais c’est essentiel si vous voulez que les choses soient bien faites. C’est aussi important pour mettre un place un plan d’actions concret vous permettant d’atteindre vos objectifs. Apprendre à établir des priorités n’est pas une tâche impossible ; il suffit de déterminer ce qui doit être fait à un moment précis et le temps qu’il vous faut pour le faire.